Guide d'archivage facile du CDA juillet 2016

ARCHIVER Pourqui? 1. L'accès aux archives • Consultez la base de données Archives « SIGARO » (www.archives-omvs.org) en vous authentifiant (nom d'utilisateu r + mot de passe). A partir de ce moment, vous avez deux possibilités: ~ Ou relevez la cote du dossier dont vous avez besoin en vous adressant par mail, fax ou téléphone au Correspondant Archives de votre structure ou au COA ; ~ Ou de télécharger directement le fichier s'il existe en fichier joint au dossier. • Consultez les bordereaux de versement qui vous ont été retournés avec les nouvelles cotes mises par le COA. Relevez la cote du carton ou la référence du dossier dont vous avez besoin. • Venez au COAen complétant le formulaire de consultation de documen ts ou adressez un mail, un courrier ou un fax au COA en précisant : le numéro de versement ou cote; le numéro ou cote du carton; • l'intitulé du dossier ou des documents demandés si vous ne désirez pas recevoir le carton entier ; • vos coordonnées précises : adresse postale compléte, nom et numéro de téléphone. • Par souci de traçabilité, chaque demande de communication est enregistrée dans un registre de communications. 2. La Livraison des dossiers communiqués: Si la consultation a eu lieu COA, les dossiers sont mis à la disposition de l'utilisateur sur place dans la salle de lecture. Si l'utilisateur est distant du COA, les éléments du dossier demandés peuvent lui être communiqués par mail (en procédant par la numérisation) ou par le convoyage à travers le transporteur du courrier du COA dans les 24 ou 48 heures . Chaque communication est accompagnée d'une lettre précisant la liste des documents transmis ainsi que le numéro de communication attribué, ce numéro est àmentionner lors de la restitution de ces archives . Pour un travail prolongé sur des dossiers (recherche, reclassement,...) pour toute modification substantielle du contenu d'un dossier en communication, pour un délai d'instruction supérieur à 1 an et/ou pour une sortie définitive : veuillez aviser le Correspondant -Archives ou le COA. Votre dossier ou carton est alors considéré comme définitivement sorti de son lieu de conservation ou du COA. G