Guide d'archivage facile du CDA juillet 2016

ARCHIVER Comment? Troisième Etape : l'élimination d'archives Tout n'est pas à garder! Pour procéder à l'élimination d'archives au sein du Système OMVS : • Utilisez le tableau de gestion d'archives afin de savoir ce que vous pouvez éliminer; • Rédigez un bordereau d'élimination ; • Contactez le CDA ou le Correspondant-Archives qui vous aidera à concevoir un tableau de gestion et rédigera avec vous un bordereau d'élimination . Les bordereaux d'élimination sont co-signés par votre service, le Centre de Documentation et des Archives. Tous les deux ans, dans le cadre de la gestion des documents administratifs , le CDA procèdera aux éliminations réglementa ires après vous en avoir averti. Vous ne devez rien détruire sans l'accord du CDA et il ne peut procéder à aucune élimination sans votre accord. Seuls 10 % des documents produits et reçus seront conservés et deviendront des archives historiques. L'archivage des documents électroniques Pour les fichiers bureautiques et les messages importants , les principes de tenue et de classement sont les mêmes. • Organiser les fichiers en dossiers et en sous-dossiers: les fichiers doivent être classés dans des répertoires selon le même classement que pour les documents papier. • Un nommage homogène des fichiers facilite les recherches : appellations en cohérence avec celles des dossiers papier ; éviter les caractères accentués , les signes de ponctuation et les minuscules, remplacer les espaces par un tiret cadratin généralement appelé tiret du huit ("_"), etc. • Pour les documents constituant un engagement de l'établissement ou du service , il est recommandé de conserver une édition sur papier dans le dossier correspondan t. En effet, l'archivage électronique implique des processus complexes (techniques et d'organisation). Il arrive très souvent que des supports électroniques (CD-ROM, Clés USB) de cinq (5) ans soient illisibles. Il faut être prudent et réfléchir (en collaboration avec le service informatique et le service des archives) à un système d'archivage spécifique (disque dur externe de grande capacité ).