Guide d'archivage facile du CDA juillet 2016

• Posez les dossiers à plat dans les cartons. e) Remplissez les formulaires Demandez un bordereau de versement ou fiche descriptive auprès du Correspondant-Archives ou téléchargez-Ie sur le portail du CDA. f) Etapes pour rédiger votre bordereau de versement ou fiche descriptive : • Il doit être saisi sous traitement de texte ou manuscrit lisiblement sur les fiches descriptives, décrivez vos dossiers carton d'archives après carton d'archives. Plus votre descriptif sera précis, plus il vous sera facile de retrouver les cartons et dossiers que vous cherchez. • Numérotez les cartons de 1 à l'infini; • Indiquez les dates extrêmes (date du document le plus ancien et date du document le plus récent du dossier ou du carton) ; • Remplissez rigoureusement la page de garde; • Faites signer le bordereau par votre Supérieur hiérarchique. • Le versement idéal se fait à rythme régulier (en général une fois par an ou à une périodicité indiquée dans un tableau de gestion). g) Votre versement est prêt: contactez le Correspondant-Archives ou le CDA. Ce dernier organisera le transfert de vos cartons en rapport avec la Direction Administra– tive et des Moyens Généraux ou avec le Service charge de la logistique dans votre structure . Le tableau de gestion des archives (Exemple: Extrait de celui du Haut-commissariat) A lA. Administration gén érale Textes organiques SG/ J-1 C 5 ans perman ent C'est un outil utile pour: • informer sur les durées de conservation des documents, • sauvegarder les documents importants pour l'histoire de l'OMVS et pour la recherche scientifique . G