Guide d'archivage facile du CDA juillet 2016

ARCHIVES Pourquoi? Vos papiers sont d'une essence particulière. Quelle que soit leur nature, que vous les ayez reçus ou produits dans vos fonctions, ils prennent aussitôt le caractère d'archives publiques , telles qu'elles sont définies réglementai rement. « Les archives sont constituées par l'ensemble des documents, quels qu'en soient la nature, la forme ou le support matériel , produits ou reçus par une personne physique ou morale dans le cadre de son activité publique ou privée» . (Cf. Article premier de la loi sur les Archives du Sénégal). La question de l'archivage est posée dès le moment où les documents entrent ou sortent de votre bureau et pas seulement quand vos armoires sont pleines et que la place manque. Les archives ont trois périodes de vie: • Archives courantes: les documents d'utilisation habituelle pour l'activité des services, établissements ou organismes qui les ont produits ou reçus. (Cf. article 2 décret n° 02 _ 424 1 P-RM DU 09 SEP. 2002 du relative aux archives ). • Archives intermédiaires: les documents ayant cessé d'être considérés d'utilisation habituelle et qui ne peuvent, en raison de leur intérêt administratif, faire l'objet de tri et d'élimination. (Cf. article 2 décret n° 02 _ 424 1 P-RM DU 09 SEP. 2002 du relative aux archives) . • Archives définitives: Les documents ayant subi des tris et éliminations et conservés , sans limitation de durée, pour leur intérêt administratif juridique ou historique. (Cf. article 2 décret n° 02 424 1 P-RM DU 09 SEP. 2002 du relative aux archives) . Ces durées sont variables suivant la nature des documents . L'archivage, on a tout à y gagner! • Accès rapide à vos dossiers ; • Gain de place dans vos bureaux ; • Sécurité de l'information : par exemple le COA ou le Correspondan t-Archives est responsable de la conservation et de la communication des documents qui lui sont versés; • Continuité et transparence du service public; • Conservation matérielle de qualité : hygrométrie, température , luminosité , cartonnage neutre .