Guide d'archivage facile du CDA juillet 2016

Dates extrêmes : date la plus ancienne et date la plus récente d'un dossier, d'un carton ou d'un fonds d'archives. Document: Tout support contenant de l'information. A ce titre, une archives comptable est une information sur un support quelconque, produit ou reçu par les comptables publics dans l'exercice de leur fonction. Dossier: Ensemble des pièces qui traitent d'une même affaire donc une affaire est égale à un dossier. Même si une affaire semblable à déjà été traitée, un nouveau dossier doit être ouvert. La constitution d'un dossier est comparable à un processus de sédimen– tation, la pièce la plus ancienne étant au début, la plus récente à la fin du Dossier: c'est ce que l'on appelle la structure interne du dossier. Le dossier qui est une unité intellectuelle peut être constitué d'un ou de plusieurs articles. Durée d'utilité administrative (DUA) : durée pendant laquelle un document ou un ensemble de documents doit être conservé en application de dispositions légales ou pour répondre à des impératifs de gestion, et au terme de laquelle il peut être trié, détruit ou conservé définitivement. Dérogation : autorisation nominative exceptionnelle de consulter des documents d'archives publiques non communicables légalement au public, accordée à une personne qui en fait la demande motivée au Haut-commissaire de l'OMVS. Élimination: Opération consistant à détruire, après tri, conformément aux procédures réglementaires, des documents ou articles dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt historique. Fonds (d'archives) : Ensemble de documents de toute nature, constitué de façon orga– nique par un producteur dans l'exercice de ses activités et en fonction de ses attributions. Cette notion s'oppose à celle de collection. Métrage linéaire: mesure d'un ensemble d'articles exprimée en fonction de la longueur de rayonnage qu'il occupe. 1 mètre linéaire (ml) occupe 1 mètre de rayonnage. Tableau de gestion: état des documents produits par un service ou une entité, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l'archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents les délais d'utilité administrative, délai de versement au service des archives compétent pour les recevoir, traitement final et modalités de tri à lui appliquer. Versement: ensemble des documents versés en une seule fois ou opération consistant à transférer, d'un service, d'un établissement ou d'un organisme quelconque , des documents à un service d'archives. Cette opération est réglementairement accompagnée d'une liste descriptive des documents ainsi transférés, dite bordereau de versement.